一般事務・OA事務【職種図鑑】
資料作成などの事務業務。職場の頼れる存在
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一般事務・OA事務のお仕事とは？
一般事務の仕事は、会社や部署によって、任される業務内容が少し異なる場合がありますが、一般的には
契約書や各種資料の作成や、オフィス系ソフトを使用したファイリングやデータ集計、職場内での来客、電話、メール対応等、社内で生じる事務作業全般
をこなしていきます。営業事務と比べると 専門的な業務は少ない傾向にあります。ただし、職場によっては営業事務の領域まで任されたり、庶務や経理といった仕事を任されることも
あります。
一般事務の仕事というと、単純な作業と思われがちですが、実際は営業担当をはじめ、 一緒に働くメンバーが円滑に業務をこなせるようサポートする重要な仕事です。会社の運営を影で支える縁の下の力持ち的存在となれるよう、
職場のメンバーとしっかりコミュニケーションを取り合いながら業務を行うことが大切です。
- 電話・メール応対
- 来客応対
- ファイリング
- 郵便仕分け
- 社内文書作成（報告書・議事録等）
- 見積書・請求書作成
- 発送業務
- データ集計
- データ入力・チェック
- 勤怠管理
- 備品管理
- 伝票処理・整理
- 経費精算管理
- 各部署打ち合わせ調整
- 受発注・出荷対応
身に付くスキルとステップアップ
- オフィス系ソフトのスキル
- コミュニケーション能力
- 専門事務へのキャリアアップが可能
簿記や英会話などもできるようにしておくと、 英文事務や経理事務といった専門事務へのキャリアアップも目指せます。
また、業務の中でさまざまな人とコミュニケーションをとることになるので、コミュニケーション能力も磨けます。ただ与えられた仕事をこなしていくのではなく、「今自分にできることは何だろう？」「もっとこうしたら業務がスムーズになるかも」などと考えながら能動的に動くことが、スキルアップにもつながります。
未経験から挑戦できる？
業務でパソコンを扱うので、メールやインターネットが使えることはもちろん、ワード・エクセルでの文字入力、表作成、グラフ作成程度のスキルは身につけておくことが必要です。エクセルの関数やパワーポイントも使えると業務の幅が広がりますので、覚えておいて損はありません。
一般事務の仕事は、周りの人が「今、何を求めているか」を知ることが大切になるので、日頃から周りへの気配りや配慮を欠かさないようにすること、相手の立場になって物事を考えられるようにすることを意識しておくのも有効でしょう。
未経験OKと記載があっても、「業界、業種の未経験はOKだけれど、事務経験は必須」「実務未経験OKでも、PCスキルは必要」といった場合があります。「未経験OK」といっても、その解釈はお仕事により様々です。詳しくは下記の「採用担当者に聞いた」をご覧ください。
幅広い層の方に選択していただけるオススメの職種です。
「事務未経験だしなあ・・・」と思われている方も、まずは、ご自身が経験されたお仕事を細かくチェックしてみてください。
例えば、【営業】の経験がある方なら、電話応対や提案書作成、メールのやり取りなどされている方が多いですよね。
是非、一般事務やOA事務のお仕事情報の詳細をご確認ください。きっと、該当するお仕事が見つかると思います。
基本的には、事務系ソフト（エクセルやワード）の基本操作とパソコン入力が必要となることが多いです。もし、実務経験がなくても、プライベートやスクールで勉強されたり普段使っておられるなら、教えてください。
基本的な挨拶やマナーは普段の生活から身につけるように意識されると少しずつスキルアップしていくと思います。
チームワークを重視される企業も多いですから、自然な笑顔やコミュニケーションスキルもポイントですね。
(株式会社キャリアパワー
採用ご担当者様)
必須の資格はありませんが、「最低限これだけは！」ということは
①ビジネスマナー
②コミュニケーション能力
③基本的なPC操作（ワード/エクセル）
でしょう。
社内外を含め電話や来客応対の際の挨拶や、実際のお仕事もコミュニケーション能力の高さが重要視されるポイントです。
自分では「事務未経験」と思っている方も多いですが、実際に接客や販売の仕事の中でPCを使っていればOKの場合もありますので、ご相談ください。
(テンプスタッフ株式会社
採用ご担当者様)
PCを用いてWord・Excelなどのソフトを使い、データ入力や資料作成をメインに、電話対応や書類等のファイリングなど幅広い事務業務行います。
そのため、OAソフトのスキルは幅広く求められます。
例えばExcelについては、入力や表作成ができる方、計算式の入力やSUM、AVERAGE等の関数を使用して演算ができる方、VLOOKUP関数やピボットテーブルなどを使ったデータ集計・照合・分析ができる方など業務内容によって求めれるレベルは異なります。あわせて周囲の状況を見ながらサポートを積極的に申し出る気配りや与えられた仕事をひと工夫するチカラが必要です。
業界経験があるとお仕事のご案内が進みやすくなります。
(株式会社スタッフサービス 東京 末松様)
一番求められるスキルとして、正確に、早く、臨機応変に職務をこなしていくことが求められる仕事になります。
一般事務の仕事は、業務内容が多岐にわたりますので、業務の優先順位を考え、臨機応変に対処できる判断力、多くの方と円滑な人間関係を保つことのできるコミュニケーション力なども必要になってきます。
(株式会社スタッフジャパン
福岡支店 採用ご担当者様)
文書作成や集計、データ入力のほか、電話委対応など社内外のあらゆる人と接することも多いお仕事です。内容によっては、専門知識や語学スキル（TOEIC /
ビジネス英会話 / ビジネスメールなど）が必要となるお仕事もあります。
パソコン関連スキルのほか、コミュニケーション能力を必要とする職場が多いです。
経験・スキルを活かしてお仕事されている方はもちろん、未経験からスタートしてキャリアアップされた方もいらっしゃいます。
(株式会社センチュリーアンドカンパニー
採用ご担当者様)
仕事によって必須の資格はありませんが、基本的なPC操作と、OA（ワード、エクセル）の使用経験は必要な場合が多くなっています。
例）事務経験があり、エクセルが使いこなせる人など。
MOS検定をお持ちの方は採用時に優遇されることもあります。
社内のメンバーはもちろん、来客/電話応対もよくある職種なので基本的なビジネスマナーやコミュニケーション能力も重要視されるポイントです。
(NOC日本アウトソーシング株式会社
新宿オフィス 大住様)
最低でも半年以上の事務経験とパソコンの実務経験は必須といえます。雇用形態は問いません。
パソコン入力だけをしていればよいと捉えがちですが、書類のチェックやファイリング、電話や来客応対のほか、社内の人の動きを見て臨機応変に対応するケースも多々発生するものです。
一連の流れの中で自分の役割を把握し、迅速に動ける方が求められます。
(株式会社東京海上日動キャリアサービス
名古屋支店 採用ご担当者様)
最近は、実務経験を求められるケースがほとんどです。逆に、資格についてはそれほど重要視されません。パソコン操作については、ワードやエクセルの基本操作程度のスキルは必須ですね。パワーポイントが使えれば尚良しです。あとは、取引先や同僚と一緒に業務を進めていくことが多いので、コミュニケーション能力や電話応対などのビジネスマナーも大事です。
(株式会社ケイ・プランニング
採用ご担当者様)
基本的なPC操作と、事務系ソフト（ワード、エクセル）の使用経験は必要な場合が多くなっています。
マイクロソフト オフィス
スペシャリスト（MOS）等の資格をお持ちの方は採用時に優遇されることもあります。
また、電話や来客対応をすることもあるため、ビジネスマナーは身に付けておいた方が良いでしょう。
社内のメンバーと密に接しながら業務を行うため、コミュニケーション能力の高さも重要視されるポイントです。
(株式会社ソシアリンク
中部営業所 榊原様 森様)
事務の社員が少ない職場ですと、総務、経理、営業事務などの業務も任されることもありますので、幅広く対応できる能力があった方が有利です。
また、電話やメール、来客応対などではビジネスマナーやコミュニケーション能力も必要です。
(遠鉄アシスト株式会社
採用ご担当者様)
PC（特にExcel）を使用する場面多い為、基本的な知識は持っている方が望ましいです。
スタッフさんの中には、実際に使用している関数の名称をご存じでない方が多くいらっしゃいますので、ご自身が利用されている関数や機能の名称を事前に把握されておくことをお勧めします。
次に、基本的にサポート職となる為、自身で時間の調整がしにくいのがこの職種の特徴です。
また、複数の仕事を兼務することもありますので、依頼主に自分自身の優先順位や状況をきちんと伝える力が必要です。
上記を怠り安請け合いしてしまうと、自分自身も大変になるだけではなく、依頼主にも迷惑が掛かってしまいます。
(株式会社ジョブコム
東京支社 採用ご担当者様)
業務の内容によっては、会社独自の専用端末で完結する場合も多いため、Word、Excelは覚える意欲があれば受け入れてもらえることも多いです。
ただ、基本的な「コミュニケーション力」があることが大前提です。
元気な挨拶はもちろん、分からない事は自分から聞ける姿勢が一番大切ですね。
(株式会社キャレオ
新宿 採用ご担当者様)
スキルが乏しくとも、明るい方の方を採用する傾向があります。
一番大切なのは、事務員さんは会社の顔という事です。
明るく元気に電話や来客対応を行うことで、社内・社外・自分自身も楽しくなります。
楽しく明るく仕事をすることが一番必要なスキルと思います。
(株式会社ホットスタッフ船橋
船橋支社 採用ご担当者様)
- 資格
-
■TOEIC（※仕事内容による） ■MOS検定（Word、Excel、PowerPoint） ■秘書検定3級以上
■簿記検定3級以上
- スキル・経験
-
■社会人としての一般常識、ビジネスマナー
■メールでのやり取り、送受信の経験
■タッチタイピング、データ入力スキル（正確性・スピード）
■接客業の経験（電話対応、来客対応時に役立ちます）
■来客応対や電話応対、受付などのご経験
■四則演算や基礎関数等の基本的なEXCELスキル
■文書作成などの基本的なWORDスキル
■パワーポイントでプレゼンテーション資料作成
■アクセスの使用経験（基本入力～マクロまで）
幅広くお仕事をお願いするので、迅速且つ正確に業務をこなせる方や、
社内の方々とのやり取りも多く発生するので、周りを良く見て気配りができる方が向いています。
人の世話が好きな方や、裏方でサポートすることにやりがいを感じる方にはおススメです。
(マンパワーグループ株式会社 静岡支店
採用ご担当者様)
事務は社内での勤務となり、多くの方とコミュニケーションをとる場面が多くなります。
その為、円滑なやり取りが可能な方が求められます。
また業務に対して柔軟で、臨機応変な対応ができると、より重宝される存在へとなっていきます。
(株式会社ピーアンドピー 中部支社
採用ご担当者様)
任される業務の範囲が広いため、その都度何を優先すればいいのか考えて行動できる方、
テキパキと業務を正確にこなしていける方が向いています。
会社内の各部署や社外の人とのやり取りが多く発生し、時には折衝や調整、交渉を行う必要もあるため、
高いコミュニケーション能力のある方が求められます。
(株式会社ソシアリンク
中部営業所 榊原様 森様)
所属部署はもちろん、他部署の方々との連携や社外対応が多い為コミュニュケーション能力の高い方が求められます。
お仕事の幅も広く、電話応対等もあるので臨機応変にテキパキ対応出来る方、資料作成や入力業務等では1つ1つを正確に処理していく必要がある為コツコツした作業をしたり、社内の方々のサポート業務が苦にならない方が向いています。
(株式会社かんでんジョイナス
採用ご担当者様)
仕事をひとつひとつ正確に行うことはもちろん、優先順位などを考え、臨機応変に対応できる方、
新しいことを覚えることに前向きに取り組む姿勢のある方が向いています。
(スタッフモア（NTT西日本グループ テルウェル西日本株式会社
採用ご担当者様)
自分の持っているスキルをその会社に合わせていくという柔軟な姿勢があれば、どこの会社で勤務してもきっと活躍できることでしょう。
事務の基本である正確性とスピードも重要なポイント。ミスや漏れが目立つようでは安心して任せられないですよね？
また、突然の頼まれ仕事も笑顔で引き受けられる、「誰かの役に立ちたい」と思える方が向いていると思います。
(株式会社東京海上日動キャリアサービス
名古屋支店 採用ご担当者様)
複数の仕事を兼務することもありますので、依頼主に自分自身の優先順位や状況をきちんと伝える力が必要です。
また、指示されたことだけをこなすのではなく、依頼主が求めていることを先読みしたり、資料を複数パターン用意できるなど、気の利く方が向いていると思います。
(株式会社ジョブコム
東京支社 採用ご担当者様)
几帳面で集中力があり地道な作業をコツコツうと行うことが好きな方、縁の下の力持ち的なことにやりがいを感じる方は向いていると思います。
部活でいえば、マネージャーをご経験されているような方は向いています。
電話対応や来客対応では社外に向けて会社の顔となりますので、明るく正確にきちんと対応する能力が求められます。
処理能力はもちろんですが、社内への伝達や連携が大切になるため、こまやかな気配りやコミュニケーション能力は必要になり、柔軟に対応できることが求められます。
(株式会社フレックスホールディングス
本社雇用開発センター 村松様)
■ビジネスマナー研修
■OA研修(Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlook)
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派遣会社では、派遣スタッフさんへ向け、様々な研修を用意しています。
未経験の場合でも、研修を受けてスキルを身に付けておくと安心できますね！
どんな研修があるか、登録した派遣会社へ確認してみましょう！
常にパソコンを使用しているので、パソコンスキルが身に付きました。タイピングスピードも鍛えられます。電話応答や来客の応対などもありましたので、臨機応変に物事を考える力がつくところも良かったです。
（リオカ様・26歳・経験1年）
市区町村の仕事について知ることができた。比較的自由に業務を任せてもらえたので、自分のスキルを活かして仕事をしてスキルアップすることもできた。また、業務改善のため新しい技術も取得することができたのが良かった。
（mamajapan様・33歳・経験3年）
外回りの仕事が苦手なので内勤であまり人と接することもなく営業さんからの突発的な仕事が入らない限り、時間調整して定時での帰宅も可能なことです。
（さくら様・53歳・経験5年以上）
コツコツ作業することが好きだったのと、自分が人前に出るより誰かをサポートすることが好きだったことから一般事務を選びました。実際に働いてみると、思っていた以上に周りの人とコミュニケーションをとって協力しながら進める仕事が多かったです。そのため、自然に協調性が身に付きました。
また、パソコンスキルが増えていく度に自分の成長を感じられること、周りのみんなも喜んでくれることがとても嬉しいです。
（あき様・25歳・経験1年）
営業さんや営業事務の方たちが忙しい時に、「何か手伝えることはありませんか？」と声がけできるように意識して仕事をしています。
仕事をお手伝いする度に、「いつもありがとう！」「ホントに助かるよ！」と感謝されるので、それが私にとって大きなやりがいになっています。感謝の言葉をもらえると、自分が忙しい時に何か別のお願いをされても、笑顔で許せてしまいます（笑）。
（みくてぃ様・27歳・経験1年）
学生のときに取っていた簿記の資格を生かすことが出来たのでうれしかったです。
（モチツキ様・41歳・経験3年）
土日祝日が基本的に休みで就業時間も9時から17時30分と決まっているので、生活のリズムが崩れない。休憩時間や有給休暇をきっちり取ることができる。
（こじらら様・35歳・経験5年以上）
大きな失敗は滅多にありませんが、お金を扱う仕事でもあったので、細かいところまで誤差がないか確認が必要でした。
（モチツキ様・41歳・経験3年）
「事務職」＝「デスクワーク」というイメージがあります。大体はその通りなのですが、実際は重いものを運んだり、走り回ったり、おつかいに行ったりなど動き回ることが多々あります。意外と体力が必要なことが大変でした。
（リオカ様・26歳・経験1年）
ワードやエクセルについてのスキルが文字入力程度しかできずに入社したため、業務で必要なパソコンに関する知識や操作スキルを覚えるのが大変でした。
でも、一つずつできるようになっていくと、業務の幅が広がってやりがいも大きくなっていくので、頑張りがいがあります。今はキャリアアップを目指して、「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の資格を取れるよう勉強しています。
（maya様・29歳・経験2年）
お客様からの電話への応対は基本、取次だけなのですが、契約書についての問い合わせなどがたまにあり、自分で対応しなければならないこともあります。
お客様によってはなかなか理解してくれなかったり、自分に知識がなくて対応に困ること
があったりして大変ですが、そういった体験をしたことで、コミュニケーションスキルも知識も磨いていこうと前向きに考えられるようになりました。
（マル様・32歳・経験1年）
販売職からの転職です。伝票・日報処理や商品マスタ登録など事務処理の仕事を行うのですが、販売職でも、それらの仕事が好きだったため販売職を卒業したら事務職に就きたいとずっと思っていました。
（ichigo様・43歳・経験5年以上）
以前は介護職でした。勤務時間・休日等が安定しておらず（3交替・夜勤あり）、出産し、子育てしていく上で、安定した働き方をしたいと思い事務職へ転職しました。
（mokochoko様・47歳・経験6か月）
本屋のアルバイトをしていました。お給料が少なかったことと、資格を取りたかったため、安定している職種を選び、事務仕事に勤めることにしました。資格を得ることが出来てからはその資格が生かせる仕事を探し、転職しました。
（モチツキ様・41歳・経験3年）
前職は販売職で家電量販店に勤務していました。売り上げ目標という名のノルマがとても苦になり退職をしました。転職後は販売職は避けたいと思い、事務職を目指しました。
（リオカ様・26歳・経験1年）
事務職を希望される場合、職種や実務が未経験OKでも、やはりWord・Excelの基本操作や基礎知識がないと採用を勝ち取るのは困難だと思います。
受け入れる側の企業としても、学校や自主勉学で学べる範囲をゼロから教えるのは大変でしょうし、一般事務では応募者が多数みえて倍率が高くなる傾向があるため、同じ就業条件や人物像であれば経験者や多少でもスキルがある人が優先されてしまうと思います。
MOS検定でもパソコンスクールでも自主勉学でも空いてる時間を有効活用してスキルのPC底上げをすると有利に進めることが出来ます。
特に土日祝日休みの事務職は人気が高いためこの傾向が強くなると思います。逆を言えば、土日出勤の事務は人気が無いため、スキルが全然なくても採用の確率は高くなります。
土日休みを希望する人でも、もし人生設計で1年や2年は土日に仕事をしていいなら、そういった条件緩和をしてスキルを積んでから、土日休みの企業へ転職してはいかがでしょうか。平日ならショッピングモールも遊園地も海水浴場も空いててノビノビ楽しめるメリットもあると思いますよ。
(株式会社シンホー 名古屋営業所 採用ご担当者様)