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退職理由はどう伝える？退職時・転職面接で好印象な退職理由の伝え方

2024.10.30

退職理由を伝える時には、「どこまで正直に伝えていいの？」「良く思われなかったらどうしよう」と不安になる人も多いと思います。
退職理由は、シーンに合わせて適切に、そして前向きに伝えられるように準備をすれば問題ありません。

この記事では、退職や転職のために退職理由を伝える具体的な方法を紹介します。

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退職を伝える際の基本的な方法

まずは、退職理由を伝える前のステップとして、退職について伝える際の基本的なポイントから紹介します。
これらのポイントを押さえておくことで、円満に退職交渉を進めることができます。

繁忙期を避け、就業規則を守って伝える

退職を伝えるのに、タイミングも大切なポイントです。

まず、会社の就業規則に目を通し、どのような手順やタイミングで退職の意思を伝えるべきか確認しましょう。
就業規則には、「退職日の○日前に伝えなければならない」というルールが記載されていることが多いです。

さらに、繁忙期は避けて退職の意思を伝えましょう。
会社に迷惑をかけないように配慮しながら、ルールを守って退職の手続きを進めることで、円満でスムーズな退職ができます。

最初に直属の上司に伝える

退職の意思は、必ず直属の上司に最初に伝えましょう。

上司があなたの退職を他の人から聞かされる状況は避けなければいけません。
上司に相談する前に、うわさで退職の情報が広がると、上司の信頼を損なうことになりかねません。

そのためにも、同僚に転職活動をしていることや辞めようとしていることを漏らさないようにしましょう。

感謝の気持ちを伝える

退職を伝える時は、退職理由だけでなく、これまでのサポートや指導に対する感謝を表すことが大切です。

一緒に働いてきたことへの感謝の気持ちを伝えることで、良い関係を保ちながら退職することができます。

引き継ぎをしっかり行うことを伝える

退職を伝える時には、責任をもって引き継ぎを行う意思を見せましょう。

担当していた業務を、退職後も滞りなく進められるように引き継ぐことで、残される人たちも安心してあなたを送り出すことができます。

退職時の退職理由の伝え方

退職時に退職理由を伝えることになるのは、上司や人事部・会社、同僚です。
ここでは、それぞれの伝える際のポイントを紹介します。

上司に伝える場合

必ず事前にアポイントを取って、上司が忙しくない時間帯に伝えます。
感謝の気持ちとともに退職理由を具体的に伝えましょう。

また、改善できる理由だと引き止められる可能性があるため、前向きで納得できる理由を伝えることがポイントです。

例文：
お忙しいところお時間をいただきありがとうございます。この度、自分がどれだけやっていけるのか、新しい環境で挑戦をしたいと考え、転職を決心しました。
これまでの、○○さんのご指導やサポートに心から感謝しております。

退職は○月末とさせていただきたいと考えています。現在担当しているプロジェクトについては、引き継ぎ計画を作成し、スムーズな移行ができるよう努めます。
ご迷惑をおかけしますが、退職について相談させて頂けますでしょうか？

人事部・会社に伝える場合（退職届）

上司に退職の意思を伝え、退職日の合意を得てから、退職届を用いて「退職します」ということを会社に正式に通知します。

自己都合退職の場合：
具体的な退職理由ではなく「一身上の都合」と記載する

会社都合退職の場合：
「事業縮小のため」などの具体的な退職理由を記載する

退職願・退職届の書き方│提出のタイミングや封筒についても解説【テンプレート付】

同僚に伝える場合

退職を同僚に伝えるタイミングは、上司と相談して決めましょう。
退職理由を詳しく伝える必要はなく、簡潔に「家庭の都合」「挑戦のため」などと伝えれば十分です。

辞めるからといって、会社の悪口を言うのはタブーです。同僚は、あなたが退職した後もその会社で働き続けます。悪口を伝えても気を悪くするだけです。

面接で退職理由を聞かれたときの対応

転職の面接では、退職（転職）理由を、必ずといっていいほど聞かれます。
なぜ面接官が退職理由を聞くのかというと、主な理由は以下の2つです。

同じような理由ですぐに辞めてしまわないかを見極めたい
どのような性格や考え方をしているのかを知りたい

面接官の視点を念頭において、どう伝えるか工夫して答えましょう。

前向きな姿勢や熱意を伝える

面接官は不満や愚痴を聞きたいわけではありません。
そのため、退職理由はできるだけ前向きな理由を伝えましょう。

具体的で客観的な事実と、これからどうしたいかを伝えることが大切です。

例文：
現在の会社では、新規プロジェクトの予算削減が進行中です。そのため、私が所属するIT開発部門ではリソースの削減や配置転換が始まっており、この先新しい開発に挑戦することはできないと判断しました。

しかし、私は革新的なアプリケーションの開発に情熱を持っており、自分のアイデアを形にすることに誇りを感じています。
御社は業界をリードする技術を数多く生み出しており、私の知識や経験を活かして、より大きなプロジェクトに挑戦できるのではないかと考えております。

御社の成長に貢献しながら、自分自身も成長できる環境で、新たな開発の挑戦をしたいと強く思い退職を決心いたしました。

志望動機と一貫性をもたせる

退職理由は、その企業への志望動機と一貫性を持たせて伝えることで、面接官にも内容を納得してもらいやすくなります。

現職や前職で叶わなかった希望が、志望する企業では実現できる、というストーリー性が大切です。

例文：
私は、新規獲得からその後のサポートまで、一貫して顧客と関われる環境で働きたいと思い退職を決意いたしました。
現職の業務内容は、新規獲得です。顧客の抱える問題をヒアリングし、一緒に改善方法を考えて、関係を深めることに注力することで受注を頂いておりますが、獲得後は他の部署の者が担当をするフローになっています。

御社の、顧客と密に関わりながら、長期的なパートナーシップを築くことを重視しておられるところに共感し、ぜひ働きたいと考えました。