学校・大学事務【職種図鑑】
メインは施設管理や来客応対、経理補助。学校運営のサポート役
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学校・大学事務のお仕事とは？
学校事務の仕事は、小学校や中学校、高等学校、専門学校、大学、予備校、学習塾といった教育機関にて、主に施設の管理や総務・経理
業務を行うことです。具体的には、
学校施設の管理、備品管理、来客応対、電話の取り次ぎ、経費の精算、伝票の作成、教室や施設の予約・手配、郵便物の手配など
となります。業務の幅や内容は学校によっても異なりますが、広報誌を制作したり、大学や専門学校などで外国人講師や留学生がいる場合には、住まいを探すサポートをしたり、生活の相談に乗ったり、ビザの取得・更新手続きをサポートしたりといったことまで行うところもあります。
子どもたち・生徒たちの成長をサポートしたり、夢や目標を叶えるお手伝いをしたりする教育機関の運営・経営を支える仕事
なので、やりがいも十分です。
- 学生・教員応対
- 電話・メール応対
- 来客応対
- 各種証明書発行
- 授業準備
- 伝票処理・管理
- 研究費支給・管理
- 郵便物仕分け・管理
- ファイリング
- 社内外資料作成
（報告書・委託状等） - 備品管理
- データ入力・チェック
- イベント（説明会・試験等）
準備・実施 - 経費処理・管理
身に付くスキルとステップアップ
- 経理に関するスキル
- 事務処理、パソコンスキル
- 様々な専門事務へのキャリアアップが可能
学校事務としての経験を積んだ後には、一般事務や 営業事務職へ転職したり、簿記検定を取得して経理事務や総務としてステップアップしたり、英語などの外国語を習得して 英文事務 へステップアップしたりといった道もあります。また、小学校や中学校、高等学校で一般的な学校事務スキルを身につけてから、英語力を活かして働ける外国語学校や留学生の多い大学の事務職へ転職する、という方法も考えられます。
未経験から挑戦できる？
経費の精算や入金確認、伝票作成などといった経理補助の仕事を行うため、経理の実務経験がなくても、簿記検定を取得していると有利になる場合があります。パソコンを使った事務処理も多いため、ワードやエクセル、パワーポイントといった基本的なパソコンスキルは必須です。自信がなければ学んでおきましょう。
教職員や生徒たちと関わりながら業務を行う中で、コミュニケーションスキルも重視されるでしょう。DTPスキルや司書資格、英会話スキルなどがあれば、それを活かして活躍できる学校事務の職場もあるので、アピールポイントとなります。
未経験OKと記載があっても、「業界、業種の未経験はOKだけれど、事務経験は必須」「実務未経験OKでも、PCスキルは必要」といった場合があります。「未経験OK」といっても、その解釈はお仕事により様々です。詳しくは下記の「採用担当者に聞いた」をご覧ください。
とても人気の高い職種です。大学のお仕事は、とにかく幅広く、大学や学校での実務経験をお持ちの方が優遇されることも多いですが、全く未経験の方でもお仕事に就いていただけるチャンスも沢山あります。
年齢層も、新卒の方から大学での幅広い業務経験をお持ちの方まで様々です。最近は、留学生の受入れや対応が業務が各大学とも増加傾向にありますので、英語力がある方や海外での就業経験や留学経験がある方もポイントが高いですね。
他、大学特有の内容は学生さんや教授対応が入りますので、科研費処理や教務事務、パソコンヘルプデスク、授業サポート、WEB対応、秘書経験ある方も受容が高いですね。他、一般企業でのオフィスワーク経験が活かせるお仕事が大半です。
(株式会社キャリアパワー
採用ご担当者様)
業界の経験は必要ありませんが、WORD・EXCEスキル＆事務経験＆短大卒以上は必須となります。
（PCは資格等があると更に光る経歴となります。）
学生・教員との対応も多いため、面接時に服装・言葉使いも重要視されます。
(マンパワーグループ株式会社
浜松支店 採用ご担当者様)
就業する部署にもよりますが、基本的には未経験で問題ありません。学生・教授等の窓口応対多くございますので、コミュケーション能力やスピーディーな対応が出来ると良いでしょう。求めるPCスキルは、大学には莫大な情報量が多いので、差込印刷やVLOOKUP等の経験があると良いでしょう。
(アソート株式会社
名古屋支店 平田様)
- 資格
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■MOS検定（Word、Excel、PowerPoint）
■秘書検定
■簿記3級以上
■TOEIC600以上
- スキル・経験
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■社会人としての一般常識、ビジネスマナー
■事務職の経験
■四則演算や基礎関数等の基本的なEXCELスキル
■メールでのやり取り、送受信の経験
■タッチタイピング、データ入力スキル（正確性・スピード）
■アクセスの使用経験（基本入力～マクロまで）
業務の指示に対し、先ずは自分で考えられる方や周りの部署と連携して業務を遂行できる方は向いていると思います。
時には自分で判断をすることもありますので、自分だけの業務ではなく、周りの方の業務内容を把握しているとスムーズに業務が流れます。
(アソート株式会社
名古屋支店 平田様)
実直・真面目で落ち着きがあり、且つ自然な笑顔が出る方が好まれます。
コツコツと地味に進める作業＆コミュニケーション能力と、両方を得意とする方がBESTです。
(マンパワーグループ株式会社 浜松支店
採用ご担当者様)
何らかの事務経験があれば、ご活躍いただけるお仕事多いです。
一般企業とは違い、残業が少ない部署が多いので、ライフイベントの多い方や育児と両立をご希望の方、働きやすいと感じていただける職種だと思います。
学生さんのサポートや窓口対応も多いので、接客がお好きな方、サポート業務がお好きな方には向いていらっしゃる職種です。
(オムロンパーソネル
京都支店 採用ご担当者様)
基本的には学生さんや職員・教員の方とコミュニケーションが図れる方が向いておられますね。あらゆる業界の様々な職種が大学内でも存在することが多いため、幅広い業務経験を実は活かすことができる職種なのです。
(株式会社キャリアパワー
採用ご担当者様)
■ビジネスマナー研修
■OA研修(Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlook)
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派遣会社では、派遣スタッフさんへ向け、様々な研修を用意しています。
未経験の場合でも、研修を受けてスキルを身に付けておくと安心できますね！
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大学の研究室を担当しました。学生さん達の専攻分野に関わる支援業務や、先生方の授業のお手伝いから、両者を繋ぐ架け橋としての役割もありました。双方から信頼され頼られること、また、研究成果を見ることがとても充足感を感じやりがいに思いました。
（ぶっかー様・43歳・経験3年）
母校での勤務でしたが、実際に上司や同僚も母校出身者が多く、まるで家族のような組織でした。自分が授業を受けた先生と一緒に仕事ができることも大きな喜びでした。また、大学の図書館の図書を、職務はもちろん、自己啓発にも使用することができた事が、この仕事にについて良かったと思える事でした。
（ジェームス様・35歳・経験1年）
企業における一般事務と違い、幅広い業種、立場の人と仕事をすることができた。また、書類作成、学会や研究会の運営から当日の受付等の、他の事務職ではなかなかできない、様々なことを任せてもらえ、自分にとって大きなプラスの経験となった。
（wata-hate様・38歳・経験3年）
学生と良好な関係を築けたときです。教授とはまた違う立場で、学生と触れ合える大学事務職員は学生の成長を近くで感じることができます。自分がサポートした学生たちが卒業していく姿を見られるのは、大学事務の特権だと思います。
（いち様・31歳・経験3年）
学校の予算をすべて管理していました。購入時は学園長の許可がいるので、私が物品を購入していたわけではないのですが、『こうやって教育費は動いていくのか』と思うことがよくありました。2年目以降からは、一年目の経験から予算案について頼られるようになり、嬉しかったです。
（あこむ様・37歳・経験3年）
比較的、周りに振り回されることなく自分の裁量、自分のペースで仕事ができます。また、夏休み、春休みなどの長期休みの間は、学生がいないので静かに仕事に集中できる。仕事もルーティン作業が多いので、仕事になれるのも早いです。
（ネイルバカ様・35歳・経験2年）
純粋に学術研究に取り組んでいる学生さん達の見えない部分で、先生方の派閥対立や教授の椅子、学科長の椅子を巡る争いなどが裏であったことです。中立を保つのは難しく、発言の一つにも気を使っていました。
（ぶっかー様・43歳・経験3年）
カウンター業務をしていたため、様々な学生に対応する必要がありました。精神的に不安定な学生や、ネガティブな考えから退学や休学を検討している学生の対応方法には苦慮しました。また、学生の保護者から叱責を受けることもあり、精神的にかなりストレスがたまったこともありました。
（いち様・31歳・経験3年）
授業で用いるスライドの作成が1番大変でした。講演者から届くファイル形式によって、文字や画像にズレが生じてしまっていることが多々あり、この修正作業が一番大変でした。何度か会場(教室)でリハーサルをして、画面上問題ないかを確認する作業が一番神経を使いました。
（hipopotamo様・36歳・経験2年）
年度末及び年度始めはとても忙しかったです。年度末は、各先生方に割り振られた予算の執行手続きや進級する学生の対応、年度始めは新入生の対応に追われ、約2ヶ月間は毎日残業続きで気の休まる事がなく大変でした。
（バタッ子様・32歳・経験2年）
独立行政法人に正社員で勤めていました。大学職員のサポートをメインとした仕事に携わっていたのですが、実際の現場で働いてみたいという思いが強くなり、大学職員に転職しました。
（いち様・31歳・経験3年）
以前は建築士を養成する予備校の事務をしていました。休みが月に2～3日しか取れず、サービス残業は当たり前でした。学校関係であれば労働基準法に則った仕事が出来ると思い、転職を決意しました。
（ケイコ様・29歳・経験5年）
学校・大学では、必ずしも学校事務のご経験がない方でも、幅広いご経歴の方にご活躍いただいています。
たとえば、学生さんの対応がメインのお仕事であれば接客のご経験のみの方が活躍されていたり、部門の経費や予算管理は、経理経験のある方がご活躍されていたり、留学生の受け入れをしている部署では英語スキルを活かして働かれている方もいらっしゃいます。
学生対応が含まれるお仕事が多いので、基本的なビジネスマナーは必須ですが、コミュニケーション能力の高い方を重視される傾向にあります。
(オムロンパーソネル 京都支店 採用ご担当者様)