秘書【職種図鑑】
スケジュール管理など経営者を細やかにサポート。経営者の頼れる存在
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秘書のお仕事とは？
秘書の仕事は、主に企業のトップである社長や役員をはじめ、政治家や弁護士、医師などの庶務業務をサポートすること
です。具体的には、スケジュール管理や調整、来客応対、会議や商談・イベントなどの準備、社内外の人とのやり取り、書類作成など
、その業務は多岐に渡ります。業務に関わるさまざまな情報・資料を収集したりといった仕事はもちろん、職場によっては経理
事務を行う場合もあります。
上司の業務や予定がスムーズに進むようきめ細やかに補佐を行う秘書の役割は、経営者などにとってなくてはならない存在と言えます。
なお、秘書には一般企業に多いグループ秘書（複数人のチームで上司をサポートします）と、外資系企業や法律事務所などに多い個人秘書（上司に1対1でつきサポートします）がありますので、どちらの形態かによっても業務の幅や勤務時間は異なります。
- 電話・メール応対
- 来客応対
- スケジュール管理
- 会食手配
- 出張手配
- 贈答品手配
- 慶弔手配
- 手紙・名刺管理
- ファイリング
- 経費精算
- 社内文書作成
（会議資料・議事録等）
- 挨拶状作成・発送
- 通訳・翻訳
- データ入力
身に付くスキルとステップアップ
- 臨機応変な対応力
- コミュニケーション能力
- 外資系企業や弁護士や医師、政治家等の専門職の個人秘書へのキャリアアップが可能
まずは一般企業の秘書として経験を積み、秘書業務を覚えたら、英語力を身に付けて外資系企業の個人秘書へステップアップしたり、弁護士や医師、政治家といった専門職の個人秘書へステップアップすることもできるでしょう。将来的にどういうキャリアを築きたいか、どんな方面で活躍したいか考えながら、それに沿って語学力など必要なスキルを身に付けていくと、ステップアップが計画的に行えます。
未経験から挑戦できる？
情報収集を行ったり、社内外の人とメールで連絡を取り合ったり、文書作成を行ったりする業務も多いので、ワードやエクセル、パワーポイントといったパソコンスキルは最低限必要な条件となります。社長や役員、経営者などと接することになるので、敬語などの正しい言葉遣いやビジネスマナーが備わっていることも必要です。敬語やビジネスマナーに自信がない方は、習得し直しておくといいでしょう。
英語が話せると有利なので英語関連の資格や、秘書技能検定資格
を取得しているという点もアピールできます。
未経験OKと記載があっても、「業界、業種の未経験はOKだけれど、事務経験は必須」「実務未経験OKでも、PCスキルは必要」といった場合があります。「未経験OK」といっても、その解釈はお仕事により様々です。詳しくは下記の「採用担当者に聞いた」をご覧ください。
コミュニケーション力や臨機応変さがあり、常に先回りして物事を考えられる力が必要となります。
また、スケジュール調整や、出張のチケットや会合などの手配をスムーズにできる方が望ましいです。
(株式会社キャレオ
採用ご担当者様)
- 資格
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■秘書検定
- スキル・経験
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■営業アシスタントの経験
■接客業の経験
■オフィス系ソフトの基本操作
■文書作成スキル
きめ細かく気配りのできる方、臨機応変に対応できる柔軟さを持っている方が向いています。
自分本位ではなく、上司がいま何を求めているか、どうすれば効率よくできるかなど相手を思いやることのできる方。
(スタッフモア（NTT西日本グループ
テルウェル西日本株式会社 採用ご担当者様)
対人能力が高く、サポート力のある方、
社会情勢やニュースに敏感な方が向いています。
(株式会社キャレオ 採用ご担当者様)
■ビジネスマナー研修
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派遣会社では、派遣スタッフさんへ向け、様々な研修を用意しています。
未経験の場合でも、研修を受けてスキルを身に付けておくと安心できますね！
どんな研修があるか、登録した派遣会社へ確認してみましょう！
企業のトップである社長の一番近くで働いているため、他企業の役員の方
などとお会いする機会も多く、刺激を受けながら働いています。経営者ならではの考えにふれたり、さまざまな方とお会いしたりする中で、
自分の視野や世界が広がっていくので、人間としても成長できます。
魅力的な上司の元で働けると、業務スキル以外にも自分のためになることがたくさんありますよ。
（のえ様・30歳・経験3年）
礼儀作法や言葉遣いだけでなく、立ち居振る舞いにも気をつけながら働かなくてはならないため、気を抜けませんが、役員秘書として働いていると、自分では普段絶対に行けないような格式の高い料亭やレストランに仕事の一貫として同行させてもらえることもあります。おかげで良いものを見る目が養えました。
また、上司が仕事で何か成功したり結果を出せたりすると、自分自身のことのように嬉しくなりますし、「自分が支えているおかげかも」と思い、やりがいを実感できます。
（ring様・28歳・経験2年）
常に上司の仕事が円滑に進むよう考えながら仕事しているのですが、場面場面に応じて、機転を利かせたり、上司が必要としていることを読み取って配慮したことが、上司やその周りの方々に認められたり、感謝されたりしたときに、やっていてよかったなぁと思います。
（sam様・44歳・経験4年）
忙しい社長がご自身でスケジュール管理が難しく、私がスケジュールを管理していたので、社長に感謝されました。お仕事の相談や取引がうまくいくのもスケジューリングがいいからだと褒めていただけた時や、社長が新しい取引先との契約が決まった時に一緒に喜びを分かち合うことができてこの仕事の醍醐味だと思いました。
（みわこ様・32歳・経験3年）
上司にもさまざまな個性を持った方がいて、中にはなかなか心を開いてくださらない方もいます。
心を開いてもらえないと、意思疎通が上手くできず、業務にも支障が出てしまうことがあるので、信頼関係をしっかり築いていけるよう、焦らず誠心誠意こめて一つひとつの業務に取り組み、気配りを大切にしながら働いています。
（のえ様・30歳・経験3年）
業務の幅が非常に広く、どこからどこまでという線引きがハッキリできないため、自分で知らないうちに余計な業務を増やしてしまっていることもあります。
経験を積み、慣れてくれば自分の中で「ここまでで大丈夫」ということもわかってくるので問題ありませんが、最初のうちは気を回し過ぎてしまうこともあるので、注意が必要かなと思います。
（akino様・28歳・経験2年）
慣れない頃はどういうことを進んでやっていけばいいかわからなかったので必死で勉強しました。またどんなことを社長が求めているかを言われる前に察知する必要もあったので最初の頃は難しいお仕事だと感じました。秘書の仕事はあらゆることがすべて仕事になるので臨機応変に対応しないといけないところが難しく感じました。
（みわこ様・32歳・経験3年）
辛いと感じたことはありませんが、大変だったことは、頭の回転が早く気難しい上司の担当になったときに、上司が秘書に対して求めていることをつかむまで時間がかかったことです。ひとつひとつのやりとりにおいて、常に自分なりの配慮を心がけましたが、上司の表情が明るくなることはなく、いつも緊張感がありました。とても頭の良い方だったので、指示することが求めていることの全てだということに気づくまで苦労しました。
（sam様・44歳・経験4年）
前は英文事務の仕事をしていました。英文事務の仕事もとてもやりがいがあって面白い仕事だったのですがより踏み込んだ仕事を行なっていきたいと思い資格をとって秘書に転職しました。今は仕事の幅が広がり前よりもやりがいが大きくなったのでこの仕事に転職してよかったです。
（みわこ様・32歳・経験3年）
企業のトップや役員などをそばでサポートすることができるやりがいある仕事です。
上司が仕事に集中できるよう、いま何を求めているのか、どうすれば効率よくできるかを常に考えながら、業務に取り組む必要があります。
基本的なビジネスマナーや社会常識、文書作成などのPCスキル、コミュニケーションスキルが必要となります。
未経験から就業するのは難しいので、受付や総務系の仕事である程度、経験を積んでからチャレンジするのが良いでしょう。
(スタッフモア（NTT西日本グループ テルウェル西日本株式会社 採用ご担当者様)