「業務効率の改善」について
業務効率を上げたい！と思っても、その方法や周りの環境によりますよね。
今回ははたらこねっとユーザーに、どのように業務効率を上げているのか、業務効率を上げるために会社に求めることは何か、を中心に質問してみました。
今後の皆様の行動に役に立てば幸いです。
（有効回答数：1146）
現在の勤務先の業務に、無駄な業務や作業はありますか？
現在の勤務先業務に無駄な業務や作業が「たまにある」「非常にある」という回答は合わせて全体の約6割となりました。半数以上の方が無駄な業務や作業があると感じているようです。
- ■全くない
- ■あまりない
- ■たまにある
- ■非常にある
どのようなことに無駄を感じますか？
無駄な業務が発生している時間は1週間に5時間以上という回答も
「企業の慣習から抜け出せず、非効率的に業務が回っている」63％が一番多く回答されました。「自動化できそうな業務なのに手作業している」41％という意見が次点でした。また、無駄な業務が発生している時間は1週間にどのくらいかという問いには「1時間～2時間」が26％で1番多く回答されたものの、「5時間以上」という回答者が21％もいらっしゃいました。
- 電子データでやれば良いのにいちいち印刷させる申請書類は無駄だと思います。（てんてんさん）
- 何をするにもプリントアウトした書類に各部門の担当者及び上司の印鑑が必要。上司が出張等で不在だと印鑑がもらえず作業を進めることが出来ない。（のーたんさん）
- システム化すれば検索が楽になるのに、いまだにアナログで作業をしている。（ジュリアさん）
- 誰も発言しない会議。無駄としか言いようがない。（ねこなんださん）
- 毎週、同じ内容の会議で先に進まず終わる。（かなさん）
- 会議の内容が毎回それてしまい時間延長。本来したい仕事が進まない。（コロンちゃんさん）
- 情報共有がしっかりされていない為、同じ事柄を何度も確認したり、されたり。また、同一内容の業務を複数人で行っていた事もありました。（riricoさん）
- 残業を含むあらゆる承認も全てシステムからいちいち設定入力をしてからでないと承認されない。（クララさん）
これまでの慣習から抜け出すということは確かになかなか難しいわね。会議についての意見はとても多く見られたわ。それにしても、1週間に5時間以上も無駄な業務があるという回答にびっくり…！
無駄を感じないのはどのような時ですか？
「日々スケジュールを組んでから仕事をする」が約5割
先程の質問とは反対に、無駄を感じないと答えた方にどのような時に無駄を感じないか聞いたところ、「残業がほぼない」という意見が53％と圧倒的に多く見られました。
また、無駄のない業務のために自分で工夫していることでは、「日々スケジュールを組んでから仕事をする」が約半数の48％で最多意見でした。
- みんなで1つの業務をやっているのでコミュニケーションをとって常に確認しています。（だきやんさん）
- 上司が任せてくれるタイプなので細かく相談した後は、最速の方法を工夫して終わった後の報告でお互いのズレも防げている。上司がそういった時間を設けてくれるのでなんとかなっている。（Yasushiさん）
- 月に一度チームミーティングがあり、業務の改善について話し合ったり、問題があったときに共有して常に情報共有がしやすい状況がスムーズに進んでいる要因だと思います。会議も短いし、チームが10人程度なので小規模なのがいいのかもしれません。有休も全員で共有しやすいようになっています。（ゆりさんさん）
- 会議は立って行い、時間は10分以内。立っていると疲れるので、自ずと効率的な会話になる。（tamazon100さん）
- 暇な時間がなくなるように、見通しをたてて仕事をわりふっている。（maimafuさん）
- マニュアルがしっかり出来ている。（ともこさん）
- 業務内容がすべてマニュアル化されているので、マニュアルを見れば各自で処理できるようになっている。（ももいちごさん）
時間内で業務を終えられる環境が良いわね。スケジュールを最初に組んでおくと、その日にやらなくてはいけないこともはっきりするし、終わらせなければならないと思うから、無駄な時間もなくなりそう！
無駄のない業務のために勤務先が工夫していることは？
勤務先が工夫していることでは「一定時間で短い休憩がある」27％、次いで「進捗を定期的に共有し、遅れ気味な所はメンバーでフォロー」23％、「効率化を図るためのミーティングが定期的にある」22％となりました。各人がどのような状況か、ミーティングをこまめに行っているようです。
一定時間で短い休憩があるのは集中力が続きそうでいいわね！
また、ミーティングをこまめに行うことで進捗が見えることはとても重要ね。
業務効率が改善された場合、1週間でどのくらい時間ができそう？
先程の問いと同じく、「1時間～2時間」が26％で最多となりました。こちらも「5時間以上」20％が次点でした。
無駄な業務をなくすために勤務先に求めることは？
「情報共有の仕組みをしっかり作ってほしい」が約半数と圧倒的多数の意見となりました。コミュニケーションがとれること、共有をすることという意見が多く見られました。
- 日頃から問題点があれば発言しやすいシステムを作っておくことが大切。（かかと美人さん）
- 違う部署だろうと情報を共有して、縦と横のコミュニケーションも取って、ちゃんとみんな1つの会社って意識して仕事してほしいと思います。（かづちゃんさん）
- 無駄と思われる業務を皆で話しあい、その作業がやはり必要であるとなった場合は、その作業をもっと簡略化できないか、担当している人ばかりに負担がいかないように定期的に担当をかえて行えないかなど、工夫できるポイントを話し合う。（のあさん）
- 資料のペーパーレス化、ある程度予定を決めて仕事をする。会議を減らす。（まぅさん）
- 無駄な定例ミーティングや書類の申請などを電子化するなど書類を減らすのが効果的だと思います。（みゆきさん）
- 各々の得意分野が生かせる業務に就けるように、適切な人員配置が重要だと思う。職場の長がそれを把握しながら統率・指示できるようになるとよいなと。（寅さんさん）
- 上司による的確な指示と承認ルートの確立、目的の明確化ができればぐんと効率はあがると思っています。（ななおさん）
やはりみんなで情報を共有して、話し合いをして、改善を図っていくべきですね。会議で押さえられる時間を決めておいたり、資料はネットワークで共有するなど考えられることはまだありそうだわ。
皆さんも諦めずに工夫をして、無駄な業務の少ない働きやすい環境を目指してください。