体調不良で仕事を休むときの正しい連絡方法｜例文やマナーを解説

体調不良のときに「迷惑をかけるのでは？」と悩んでしまう人は多いと思います。
しかし、無理して出社することが、結果的に職場にとってもマイナスになってしまうかもしれません。

体調が悪いときは、無理をせず回復に専念することが大切です。

体調がすぐれない時に会社を休むのは、誰にでも起こり得ることです。
しかし、休む際のマナーを守らなければ、周囲に余計な負担をかけてしまうことになります。

ここでは、体調不良で仕事を休むときの基本的なマナーを紹介します。

会社ごとに、欠勤連絡の方法は異なります。電話が基本の職場もあれば、メールやチャットツールを使用するところもあります。
まずは、自分の会社のルールを確認し、それに従って適切に連絡をしましょう。

基本的には、直属の上司に連絡するのが一般的です。上司に連絡が取れない場合は、別の上司や総務部門に報告するようにしましょう。

また、連絡が遅れると、職場の業務調整がうまくいかず、同僚に負担をかけることになります。
できるだけ始業前に連絡するように心がけましょう。

どんな理由があっても、連絡なしで休むことは社会人として絶対にやってはいけません。
無断欠勤をすると、上司や同僚が業務の調整に苦労するだけでなく、信頼を損ねてしまう可能性もあります。

もし、高熱や体調不良で連絡ができない場合は、回復し次第すぐに連絡を入れましょう。
出社時には、上司や同僚に「ご迷惑をおかけしました」と一言謝罪することも忘れずに。

仕事を休むときは、単に「休みます」と伝えるだけではなく、業務への影響を最小限にするために適切な情報と方法で伝えることが大切です。

ここでは、体調不良で仕事を休むときの連絡方法について解説します。

休むことを伝える際には、以下の5つの要素を含めましょう。

この情報を簡潔にまとめることで、上司も対応しやすくなります。

また、体調についてはできる限り具体的な症状を伝えた方が、不要な心配や誤解を避けることができます。
どうしても言いにくい場合は、大まかに伝えてもかまいません。

電話は最も丁寧で、確実に伝わる手段です。始業前で、直属の上司が出勤しているタイミングを狙いましょう。

早すぎると誰も出社していなかったり、上司も通勤中で電話を取れない可能性があるので注意が必要です。
万が一、上司が電話に出ない場合は、別の上司や総務に連絡するか、メールなど他の手段で連絡します。

メールは記録が残るため、後から確認しやすい手段です。

メールで連絡する場合、件名は「【欠勤連絡】〇〇（あなたの名前）」のように、一目で内容が分かるようにしましょう。

取引先と約束していた業務や打ち合わせがある場合は、相手方に早めに連絡を入れ、適切に対応することが大切です。

急な変更は相手に迷惑をかける可能性があるため、状況を丁寧に説明し、誠意を持って謝罪します。

特に取引先への連絡で重要なのは、相手が状況を把握し、了承を得たことを確認することです。
メールで詳細を送り、電話でも連絡をするようにしましょう。

取引先への連絡の場合、欠勤の理由は「体調不良」と簡潔に伝えれば十分です。
具体的な症状を詳しく説明する必要はありません。

また、リスケが必要な場合は、具体的な候補日を提案すると、相手も調整しやすくなります。
もし、復帰の目途が立っていない場合は、日程を明示せず「回復次第、改めて日程調整のご連絡をさせていただきます」と伝えましょう。

体調が悪く、自分で連絡するのが難しい場合は、社内の代行者に依頼し、取引先へ伝えてもらうようにしましょう。

ここでは、休む際に気を付けるべきポイントを解説します。

急な欠勤によって、業務に支障が出ることがあるかもしれません。
その場合は、まず自分が担当している業務の中で、当日どうしても対応しなければならないものを整理しましょう。

緊急性が高いものは、上司や同僚に依頼し、引き継ぎを行います。
特に、締切がある業務やクライアント対応など、欠勤によって直接的な影響が出るものは、代替案を考えましょう。

リスケが可能なら、上司と相談し、調整するのが理想です。

最近では、在宅勤務が可能な職場も増えてきました。
軽度な体調不良の場合は、完全に休むのではなく、在宅勤務という選択肢も検討できます。

ただし、業務に支障が出るほどの体調不良であれば、無理をせずしっかり休みましょう。
無理に仕事を続けると、かえって体調が悪化し、長期間の休養が必要になるかもしれません。

また、感染症の場合は、たとえ症状が軽くても、出社することで職場全体に影響を及ぼす可能性があります。出社は控えて在宅勤務を検討しましょう。

ただし、在宅勤務を希望する場合は、上司に相談し、可能かどうかを確認することが大切です。

「体調が優れないため、お休みさせていただきます」 というような表現を使っている人も多いと思います。しかし、この表現は誤りです。
「休む」という行為は自分が行うことなので、「お」を頭に付けないようにしましょう。

体調不良で仕事を休むことは、決して悪いことではありません。
しかし、適切な連絡をせずに、勝手に休んで職場や取引先に迷惑をかけてしまうと、信頼を損なう可能性があります。

まずは会社のルールに従い、早めに欠勤の連絡を入れることが大切です。

無理をして出社するより、しっかり休んで回復することを優先し、元気な状態で職場に戻れるようにしましょう。