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履歴書をメールで送る際の件名は?本文や注意点についても解説!

履歴書をメールで送る際の件名は?本文や注意点についても解説!

履歴書をメールで送る際には、正しいマナーを守ることが採用担当者に好印象を与える重要なポイントです。しかし、「件名には何を書けばよいのか?」「送信時に注意すべき点は?」と迷う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、履歴書をメールで送る際の件名・宛先・本文・署名の書き方から送信時の注意点、さらに送付時に役立つ例文まで詳しく紹介します。

履歴書を送る際のメールの件名

履歴書を送る際のメールでは、件名は要件を簡潔に伝えましょう。

採用担当者は多くのメールを受信しています。
そのため、件名で「誰からの」「どのような内容のメールか」が一目で伝わるようにするのが大切です。

返信時には、件名を変更したり、「Re」を外したりする必要はありません。

件名の例

  • 履歴書送付のご連絡 / 氏名(□□職応募)
  • □□職応募に関するご連絡 / 氏名 履歴書送付
  • 履歴書送付の件(氏名)

履歴書を送る際のメールの本文

履歴書を送る際のメール本文は、基本構成を守り、簡潔で伝わりやすい文章を心がけましょう。

以下に、履歴書を送付するために応募先へ初めて連絡する際のメール例文を紹介します。

【①宛名・宛先】
株式会社◯◯◯
人事部採用担当
◯◯ ◯◯様

【②あいさつ】
お世話になっております。
初めてご連絡を差し上げます、(氏名)と申します。

【③用件】
この度、△△にて貴社の□□職の求人情報を拝見し、ぜひ応募の機会をいただきたくご連絡いたしました。

履歴書を添付ファイルにてお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

なお、ファイルにはセキュリティ保護のため、パスワードを設定しております。
パスワードは後ほど別途メールにてご案内いたしますので、お手数ですがご確認のほどお願い申し上げます。

【④締めの言葉】
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただき、一度面接の機会をいただけましたら幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

【⑤署名】
――――――――――――――
氏名(ふりがな)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯1-1-1-101
TEL 090-0000-0000
◯◯◯◯@◯◯◯◯◯.com
――――――――――――――

ここでは、履歴書を送る際のメール本文に必要な5つの基本構成について、具体的に解説します。

宛名・宛先

メールの宛先は、「企業名」「部署名」「採用担当者の名前」の順で記載します。

部署名が不明な場合は省略して構いません。
採用担当者の名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」と書きましょう。

また、以下の3点にも注意が必要です。

  • 企業名
    (株)などの略語は使わず、正式名称で記載します。
    前株・後株の順序にも気をつけましょう。


  • 部署宛ての場合
    「御中」を使い、個人名と併用しないようにします。
    例:「○○株式会社 人事部 御中」


  • 人物宛ての場合
    「様」を使用します。
    例:「○○株式会社 人事部 山田太郎様」

あいさつ

応募先に初めて連絡をする場合、メールの冒頭では「初めての連絡であること」と「自身の氏名」を書きましょう。

初めて企業へ履歴書を送るあいさつの例
「初めてご連絡させていただきます。(氏名)と申します。」
「突然のメールにて失礼いたします。初めてご連絡を差し上げます、(氏名)と申します。」

履歴書の送付指示を事前に受けている場合は、「お世話になっております。(氏名)です。」といった簡単な挨拶で問題ありません。

用件

用件は、採用担当者がすぐに内容を把握できるよう、簡潔で分かりやすく伝えるのが大切です。

丁寧さや熱意を伝えようとするあまり、志望動機や自己PRを長々と書くのは避けましょう。

また、読みやすさを意識し、適度に改行を入れてください。

すでに選考を受け、履歴書の送付を指示されている場合は、その旨を記載しましょう。

用件の例
初めて企業へ履歴書を送る場合
「この度、△△にて貴社の□□職の求人情報を拝見し、応募させていただきたくご連絡差し上げました。履歴書を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収下さいます様、お願い申し上げます。」

選考を受けて履歴書の送付の指示を受けた場合
「貴社の□□職選考につきまして、先日ご依頼いただきました履歴書を添付ファイルにてお送りいたします。ご査収下さいます様、お願い申し上げます。」

締め

忙しいなか履歴書を確認してもらうことへの感謝を伝え、丁寧に締めくくりましょう。

締めの文は、状況に応じて定型文を使用しても問題ありません。

締めの例
初めて企業へ履歴書を送る場合
「ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただき、一度面接の機会をいただけましたら幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」

選考を受けて履歴書の送付の指示を受けた場合
「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

署名

署名には、「氏名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記入しましょう。

送信に使用するメールアドレスと署名に記載するメールアドレスは、必ず同じものに統一し、会社用ではなく個人のメールアドレスを使用してください。

また、現在の勤務先の会社名は署名に含めないよう注意しましょう。
氏名に難読漢字や特殊な読み方がある場合は、ふりがなを添えると親切です。

さらに、署名部分は、「―」などのシンプルな記号で囲むと見やすくなります。
派手な装飾は避け、落ち着いたビジネスらしい印象を心がけましょう。

履歴書をメールで送る際の注意点

履歴書をメールで送る際には、いくつか注意すべき点がありますので、詳しく解説します。

データをPDF化する

履歴書をメールで送る際は、第三者が内容を修正できないよう、PDF形式に変換して送るのが一般的です。

WordやExcelで作成した履歴書は、PDFに変換してから提出しましょう。
ただし、企業から特定のファイル形式が指定されている場合は、必ずその指示に従ってください。

以下の手順で、履歴書をPDF形式に変換できます。

PDF変換の操作手順

  1. 変換したい履歴書ファイルを開きます。
  2. メニューの「ファイル」タブをクリックします。
  3. 表示されるメニューから「名前を付けて保存」を選択します。
  4. 保存画面で「ファイルの種類」の項目から「PDF」を選択します。
  5. 保存先を指定し、「保存」ボタンをクリックすると、PDF形式で保存されます。

詳しいPDF化の方法については、以下の記事を参考にしてください。

パスワードをかける

履歴書をメールで送る際は、添付ファイルにパスワードを設定して送付するのが最適です。
ファイルを保護することで、情報漏洩のリスクを抑えられます。

パスワードは英数字を組み合わせ、短すぎるものや誕生日など推測されやすいものは避けましょう。

また、設定後は履歴書を送信する際に、パスワードを別のメールで伝えるようにしましょう。

以下の手順でPDFファイルにパスワードをかけることができます。

パスワード設定の手順

  1. PDFファイル保存時、「名前をつけて保存」から「その他のオプション」を選択します。
  2. 保存設定画面で「オプション」をクリックします。
  3. 「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択し、希望のパスワードを設定してOKを押します。

営業時間内かどうかチェックする

メールの送付時間には、基本的に明確な決まりはありません。

ただし、営業時間外に送信すると、企業によっては非常識と受け取られる可能性があります。

緊急でない限り、一般的な営業時間内に送るのが望ましいです。

送信前に不備がないかチェックする

履歴書をメールで送る前に、不備がないか最後にしっかり確認しましょう。

確認するべきポイントを以下にまとめましたので、チェックリストとしてご活用ください。

メール送信前のチェックリスト

  • 宛先(メールアドレス)に間違いはないか
  • 件名が簡潔で用件が明確か
  • 宛名に誤りがないか
  • 本文の内容が簡潔でわかりやすいか
  • 署名に不備がないか(名前や連絡先に誤りがないか)
  • 誤字脱字がないか
  • 履歴書のファイルが添付されているか
  • パスワードで添付ファイルを開けるか
  • パスワードメールの送信準備はできているか

履歴書をメールで送る時の例文

履歴書を送る際のメールには、いくつかの基本的な型があります。

ここでは、状況に応じた履歴書送付メールの例文を紹介しますので、作成時の参考にしてください。

企業へ初連絡で履歴書を送る場合

件名:
□□職応募の件 /(氏名)履歴書送付

本文:
株式会社◯◯◯ 
人事部採用担当 
◯◯ ◯◯様

初めてご連絡を差し上げます、(氏名)と申します。

この度、△△にて貴社の□□職の求人情報を拝見し、応募させていただきたくご連絡差し上げました。

履歴書を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収下さいます様、お願い申し上げます。

なお、添付ファイルにはセキュリティ保護のため、パスワードを設定しております。
パスワードは後ほど別途メールにてお送りいたしますので、お手数をおかけいたしますがご確認いただけますと幸いです。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただき、一度面接の機会をいただけましたら幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――
氏名(ふりがな)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯1-1-1-101
TEL 090-0000-0000
◯◯◯◯@◯◯◯◯◯.com
――――――――――――――

履歴書の送付を指示されている場合

件名:
履歴書送付の件(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯ 
人事部採用担当 
◯◯ ◯◯様

お世話になっております、(氏名)です。

貴社の□□職選考に関しまして、先日ご依頼いただきました履歴書を添付ファイルにて送付いたします。
ご査収下さいます様、お願い申し上げます。

なお、添付ファイルにはセキュリティ保護のため、パスワードを設定しております。
パスワードにつきましては、後ほど別途メールにてご案内させていただきますので、併せてご確認いただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――
氏名(ふりがな)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯1-1-1-101
TEL 090-0000-0000
◯◯◯◯@◯◯◯◯◯.com
――――――――――――――

クラウドストレージで送る場合

件名:
履歴書送付の件(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯ 
人事部採用担当 
◯◯ ◯◯様

お世話になっております、(氏名)です。

先日ご依頼いただきました履歴書につきまして、クラウドストレージにて送付いたします。

下記のリンクよりダウンロードいただけますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

【ダウンロードリンク】
(ダウンロードURL)
※ダウンロード期限は●月●日、ダウンロード回数は●回までとなっております。

万が一リンクにアクセスできない場合やご不明点等ございましたら、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――
氏名(ふりがな)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯1-1-1-101
TEL 090-0000-0000
◯◯◯◯@◯◯◯◯◯.com
――――――――――――――

パスワードを送る場合

件名:
履歴書パスワードの件(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯ 
人事部採用担当 
◯◯ ◯◯様

お世話になっております、(氏名)です。

先ほどお送りいたしました履歴書の添付ファイルに関しまして、以下の通りパスワードをご案内いたします。

パスワード: xxxx1234

大変お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――
氏名(ふりがな)
〒000-0000
◯◯県◯◯市◯◯1-1-1-101
TEL 090-0000-0000
◯◯◯◯@◯◯◯◯◯.com
――――――――――――――

まとめ

この記事では、履歴書をメールで送る際の件名、本文の書き方やマナーについて紹介しました。

  • 件名や本文は簡潔かつ具体的に書き、相手に内容が一目で伝わるようにする
  • 履歴書はPDF形式に変換し、レイアウトの崩れや改ざんリスクを防ぐ
  • ファイルにはパスワードを設定し、セキュリティ対策を徹底する
  • 宛先や署名に誤りがないか、送信前に必ず確認する

この記事を参考に、履歴書を送付する準備を整え、企業にマナーを踏まえたメールを送りましょう。

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