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総務【職種図鑑】

会社組織全体が円滑に動くために欠かせない潤滑剤の役割を果たす

paper
  • 採用担当者へ聞いた!
  • 経験者の声
グラフ

データで見る総務

平均時給
未経験OK
1,533
経験必須
1,465

はたらこねっとでの
お仕事件数(全国)

885
残業の多さの円グラフ
仕事の仕方の円グラフ
男女比の円グラフ
※平均時給、お仕事件数は現時点での はたらこねっと掲載案件より、グラフについては、2015年8月26日 はたらこねっと掲載案件より数値を表示しています。
データは「総務・人事・法務・特許事務」の合計の値です。
辞典

総務のお仕事とは?

総務のイメージ

総務は会社組織全体を円滑に動かすために、さまざまな業務を担当します。ファイリング、備品管理、会議や社内イベントの企画運営、電話対応、来客対応、秘書業務、庶務など「会社を運営していくうえで欠かせない業務でありながら担当部署がない業務」のすべてが総務の担当領域となります。
人事部がない会社では従業員の勤怠管理をしたり、経理部の手が足りない時は年末調整業務の手伝いをしたりと、会社のヒューマンリソースの調整役として総務が活躍しているケースもみられます。法務やコンプライアンス(法令順守)担当など「将来は専門部署が必要だが、今のところは総務が担当している」ということも少なくないようです。会社によって担当領域に大きな違いがあるため、派遣先を決めるにあたっては、派遣先の会社で総務が担当する領域を調べておいたほうがよいかもしれません。

業務リスト
  • 社内文書作成(報告書・会議資料等)
  • 給与計算
  • 経費精算
  • 備品管理
  • 福利厚生制度整備
  • 電話・メール応対
  • 契約書のリーガルチェック
  • 採用業務
  • 労務管理
  • 勤怠管理
  • 登記変更作業
  • 社会保険関係手続
  • 日本年金機構対応
  • オフィスの管理
  • 社内イベント企画・運営
  • 社内コンプライアンス作成
  • データ集計
  • データ入力・チェック
  • 来客応対
  • 安全衛生管理
  • 特許出願
  • 知的財産、ライセンス契約・管理
  • 特許申請書類作成

ステップアップ

身に付くスキルとステップアップ

 
身に付く!
  • 交渉力
  • コミュニケーション能力
ステップアップ!
  • ビジネスの現場で欠かせないスキルが身に付くため、幅広い分野のキャリアチェンジも可能
総務は任せられる仕事内容が多彩で広範なため、会社を運営していく上で必要なさまざまなスキルを幅広く習得できるというメリットがあります。また会社全体を見渡して企画や計画を考えるというスタイルが身につき、いろいろな部署と横断的に接することでバランス感覚・経営感覚も磨かれるのが総務の仕事の魅力でしょう。
各部署の考え方の違いや立場の違いを理解したうえで交渉・折衝にあたり、全社をまとめあげるといった業務も少なくありません。このような業務を通じて問題解決能力、コミュニケーションスキル、交渉力などビジネスの現場で欠かせない高いスキルが身につけられるでしょう。
広報部などがない会社では、総務は対外的に会社の情報を発信していく機会も多くなります。また、会社に不祥事があった場合などにはその対応も行うこともあります。会社の理念やビジョンを理解し、顧客やステークホルダーに正しく伝えることも総務で働く場合にはビジネスパーソンとして重要なスキルの1つになります。
初心者

未経験から挑戦できる?

総務の仕事は、「決められた作業をノルマ通りこなせばよい」というようなものではありません。会社全体が円滑に動くにはどうしたらいいのか、自分で考えて率先して動く自主性と行動力が求められます。難しいこともあるかもしれませんが、その分、会社への貢献度は大きく、ほかの社員から感謝されることが多いやりがいのある仕事です。これまで会社組織で働いたことがないという方は、まずは総務への派遣からスタートしてみてはいかがでしょう。

未経験OKの割合
※2015年8月26日 はたらこねっと掲載案件より。
データは「総務・人事・法務・特許事務」の合計の値です。
ほんとに、未経験OKなの?

未経験OKと記載があっても、「業界、業種の未経験はOKだけれど、事務経験は必須」「実務未経験OKでも、PCスキルは必要」といった場合があります。「未経験OK」といっても、その解釈はお仕事により様々です。詳しくは下記の「採用担当者に聞いた」をご覧ください。

採用担当者に聞いた 派遣会社の採用担当者さんに、ホントのところを聞いてみました!
こんなスキル、人物が求められるお仕事です。

必要な資格は、特にありません。基本的なPC操作(ワード、エクセル)の知識は必要。
また、部内にプレゼンをする機会もあるので、パワーポイントの知識もあるとよりいいと思います。
また人事事務も兼任する場合がありますので、給与計算や社会保険、雇用保険等の知識も必須になります。
また社内外を通し、やり取りすることが多いので、円滑なコミュニケーションが求められます。
また身の回りの備品管理や雑務も対応することもあるので、気の利く方が適任だと思います。
(ヒューマンリソシア株式会社 新宿本社 採用ご担当者様)

総務のお仕事も幅広いですが、受付や来客応対、電話応対、資料作成などが基本になることが多いです。
企業によっては、企業受付や秘書業務を伴う場合もありますし、
各部署の方が働きやすいようにサポートしていただく場合も多いので、
色々な部署のポジションの方とコミュニケーションを図っていただく機会の多いセクションです。
ビジネスマナーや接遇、気遣いなど身に着けた方の評価は高いですね。
(株式会社キャリアパワー 採用ご担当者様)

電話応対や他部署とのやりとりがあるためコミュニケーション能力の高さが求められます。
また、人事の仕事にも通じるものがありますが、社内環境の整備も総務のお仕事に含まれます。
たとえばクールビズやウォームビズのための方策を行ったり、
残業時間などが適切に管理されているかどうかを監督したり記録したりする仕事を行います。
総務の仕事は範囲が広いので、基本的には細やかに社内の整備や設備を業務に滞りなく管理していくということが求められます。
労務の場合、労働関連法令や社会保障法令に基づく書類等の作成代行等を行うので
社会保険労務士の資格を持っていると良いでしょう。
社員一人ひとりの個人情報を管理する仕事でもあるので、しっかりと秘密保持でき、
尚且つ正確な事務処理能力も求められます。
(株式会社経理サポートスタッフ 本社 採用ご担当者様)

コミュニケーション力や臨機応変さ、常に先回りして物事を考えられる力、Word、Excelの基本的なOAスキル。対外的な文書を出したりすることもあるのでビジネス文書の作成能力があるといいですね。
(株式会社キャレオ 新宿 採用ご担当者様)


こんな資格や業務経験がいかせます。
資格

■TOEIC(※仕事内容による)■MOS検定(Word、Excel)■秘書検定3級以上
■簿記検定3級以上■ビジネス能力検定■社会保険労務士

スキル・経験

■社会人としての一般常識、ビジネスマナー

■メールでのやり取り、送受信の経験

■何かしらの事務経験

■PCスキル(ワード、エクセル、パワーポイント、アクセス)

■総務事務や人事事務、秘書、アシスタントの経験

■情報収集能力やコミュニケーション能力

こんな人におすすめのお仕事です。

幅広く業務に対応するために、気が利く人、協調性のある人が向いてると思います。
小さな雑務もこなすこともありますので、そういった仕事でも前向きに対応できる人が適任だと思います。
(ヒューマンリソシア株式会社 新宿本社 採用ご担当者様)

さまざまな業務を並行して行うことが多いので、優先順位をしっかりとつけ、てきぱきとこなせる方が向いています。
ホスピタリティをもって業務に取り組む姿勢が求められます。
(NOC日本アウトソーシング株式会社 新宿オフィス 鈴木様)

礼儀正しく、社交的で、ビジネスマナーを身に着けた方が向いておられます。
臨機応変に対応できる方や気遣いが自然とできる方、笑顔で挨拶ができる方も評価が高いです。
(株式会社キャリアパワー 採用ご担当者様)

総務の仕事は様々な部署でのやりとりが多く、調整役の役割が高いので、
相手の要望をきちんと聞き出し業務を行うことが重要となってきます。
またコミュニケーション能力が高く、期日管理など正確に業務ができる方が向いていると思います。
総務の仕事は、社員それぞれの個人情報を管理する仕事でもあるので、
機密保持ができ正確な事務処理能力が求められます。
法律改正によって労働内容や会社規定も変化する可能性があるので、変化に対応ができ柔軟に対応できる方が向いていると思います。
(株式会社経理サポートスタッフ 本社 採用ご担当者様)

前面に出るより、縁の下の力持ちとして自分の力を発揮したい方、機転がきく方、世の中の時事ネタやニュースに敏感な方が向いています。
(株式会社キャレオ 新宿 採用ご担当者様)


こんな研修が役立ちます。

■ビジネスマナー研修■OA研修(Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlook)

派遣会社では、派遣スタッフさんへ向け、様々な研修を用意しています。
未経験の場合でも、研修を受けてスキルを身に付けておくと安心できますね!
どんな研修があるか、登録した派遣会社へ確認してみましょう!

総務 『経験者の声』
これがこの仕事の醍醐味

採用補助の仕事をしていました。学生と話すのも楽しかったですし、メールを一斉に送らなくてはいけない、次の面接の連絡等の期日などはあったものの比較的仕事量が少なく、今までしたどの仕事より楽だった。
また、やる気溢れる学生と触れ合えるので、とても刺激になりました。
(いちぢく様・32歳・経験1年)

「総務」という仕事が未経験で入社したのですが一から丁寧に教えてもらうことができ、知識が就き、会社の組織についてよく理解することができました
。総合的なことが出来ると事務に関する仕事で大いに活かされる点がよかったと思います。
(どらみ様・25歳・経験3年)

直接売上を上げる職務ではありませんが、バックオフィス業務をしっかりとおこなうことで、周りの現場社員より感謝されたり頼りにされるときは何ともいいがたい嬉しさがこみ上げてきます。
現在の職場は何でも任せてくれるのでやりがいがあります。
(あっくん様・35歳・経験5年)

お客様の電話応対や接客を通して、コミュニケーションスキルがアップしたと思います。パソコンでの入力作業も多く、パソコンのスキルも身に付きました。会社の重要な部署なので、仕事をしていてとてもやりがいを感じました。
(みゆみ様・37歳・経験2年)

たくさんの部署を繋ぐ役割を担っているので、それにより社内のプロジェクトが円滑に運ぶ足がかりになったとき、スタッフからの感謝のことばをもらったときです。大量の処理を納期に間に合わせたとき。大きな達成感があります。また、会社全体を俯瞰できるので、組織の全体像を知ることができます。
(イクシル様・44歳・経験5年以上)

会社のいろいろな部署とお仕事をすることも多く、会社全体の事業を知ることができたことです。また、社会保険や労働保険、年金、給与などの計算をしていたので、その分野に関して特に詳しくなり、これは仕事以外にも役立つ知識と感じています。
(ハラモ様・32歳・経験5年以上)

この仕事の厳しさ

不採用の連絡をしなければならない点や、他部署の面接官に時間を作ってもらうお願いをしたり、急遽学生がドタキャンした時にあやまったりと、時間調整関係が大変でした。 また、学生に配るパンフレットの準備や、学生データの集計など数が多いので大変でした。
(いちぢく様・32歳・経験1年)

未経験で入社したため、覚えることがたくさんありとても大変でした。とくに毎月締め日のときは次から次へとやることがありある程度準備していてもその時にしなければならない仕事が多く、あっと言う間に時間が過ぎていきました。
(どらみ様・25歳・経験3年)

私の職場は大きな会社では無いので、人事や経理関係も任されています。それゆえに、繁忙な時期が多く、みなさんがイメージしている総務とはちょっと離れていて、事務全般に関しては、何でも屋みたいな状況にあります。
(あっくん様・35歳・経験5年)

会社の経理を担当していたので、パソコンでの入力ミスがないか何度も確認するのが大変でした。現金の帳尻が合っていなかったりすると、合うまで残業したりして大変な仕事でした。銀行や県庁等に足を運んで用事を足さなければならない事も大変でした。
(みゆみ様・37歳・経験2年)

社会保険や労働保険は年金については、どんどんと法律が変わるため、その都度会社はそれに合わせて対応していかないといけないですし、間違いをおかすわけにはいけないので、とても管理など責任を感じながら、緊張感を持って仕事をするのが大変でした。
(ハラモ様・32歳・経験5年以上)

会社の窓口なので、代表電話に支社の社員宛ての電話が入ったり、他部署宛ての電話が入ったり、問い合わせがあったり。しかるべき部署へ案内できるように会社のことは把握しておかなければなりません。
(きいろ様・42歳・経験2年)

こんな職種から転職しました!

次回の転職に向けて、事務職を経験しておきたかったため、選びました。
採用業務であれば、期間限定だったので、次の仕事を探すまでの経験にぴったりだと思いました。
(いちぢく様・32歳・経験1年)

データ入力の仕事をしていましたが、短期アルバイトだったことと、入力業務の他に資料作成等をしている内にもっとスキルアップをしたくなり総務に就きました。
(どらみ様・25歳・経験3年)

基本的に、一貫して事務職ですが、以前は入力業務もありました。
結構自分には合っているかと思いましたが、もう一つ上のランク、スキルアップと考えたときに転職を考えました。
(あっくん様・35歳・経験5年)

はい、あります。塾講師をしていましたが、あまりの激務のため転職しました。
塾講師の時は残業しても残業代が支払われない事はよくありましたが、転職してからはそんな事はないです。
休みもきちんと貰えるので転職して良かったと思いました。
(みゆみ様・37歳・経験2年)

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